法務部門的 AI 工具指南——從免費工具開始的務實策略

本文整理自 Legaltech Lounge Podcast 2025 年 3 月播出的單集。

法務部門想導入 AI 工具，第一個會遇到的問題不是「該用什麼工具」，而是「誰會批准這筆預算」。

這是一個現實問題。在多數企業裡，法務被歸類為支援單位，不像業務或研發能直接創造營收。當你走進財務長辦公室，說想訂閱一套每月 300 美元的合約管理系統，對方的第一反應多半是：「這能幫公司賺多少錢？」

答案通常是：很難量化。這讓法務部門在數位轉型的路上，比其他部門更難起步。

但這不代表沒有辦法。在迦納舉辦的 Accra Law Tech Hangout 上，三位企業法務分享了他們的務實策略：從免費工具開始，用現有資源證明價值，再逐步爭取更多資源。這套方法論，適用於任何資源有限的法務團隊。

第一步：盤點你已經有的工具

Ashesi 大學法律講師 Shefi Nelson 的建議很直接：別急著找新工具，先把手上有的工具用好。她觀察到，很多法務人員只把 Microsoft Word 當成打字機，完全沒有發揮它的進階功能。

舉個例子。如果你要處理一筆涉及 30、40 個當事人的交易，需要產出大量格式相似但內容不同的文件，你會怎麼做？很多人的做法是：複製貼上，然後一個一個改。但 Word 有郵件合併功能，可以自動從資料表抓取資訊、批次產出文件。這不是什麼新功能，但用的人不多。

Hubtel 法務主管 Cornelis Rouloph Otoo 則分享了另一個案例。他過去習慣用 Word 寫長篇政策文件，進入科技公司後發現根本沒人要看。工程師和產品經理習慣的是流程圖和表格，不是密密麻麻的文字。於是他開始學著用 Excel 把政策拆解成流程——從 A 點到 B 點，從 B 點到 C 點——一目了然。這個調整，讓他的政策文件終於有人願意讀了。

重點是：工具本身不重要，重要的是它能不能解決你的問題。Excel、Word、PowerPoint，這些看起來老派的軟體，用對了一樣能提升效率。而且它們不需要額外預算，財務長不會有意見。

第二步：用協作工具改變工作流程

除了個人生產力工具，協作工具也是法務部門值得投資的方向。這裡的「投資」不一定是金錢，更多是時間和學習成本。

Otoo 提到，傳統的文件審閱流程非常耗時。初級律師寫完草稿，傳給資深律師；資深律師改完，傳回來；再傳給合夥人審核；合夥人改完，又傳回來。這個流程在法律事務所裡司空見慣，但效率很低。每一次傳遞都有等待時間，每一次修改都可能產生版本混亂。

現在，他們用 Microsoft Teams 和 Google Workspace 來協作。大家可以同時在一份文件上編輯，直接在文件裡留言討論。有爭議的條款，當場就能對話解決，不用來回發信。這種工作方式，對法務工作的效率提升非常顯著。更重要的是，這些工具很多企業本來就有在用，法務部門只要學會跟進就好。

一個實際的應用場景：合約談判。過去，雙方律師可能要來回交換好幾版文件，每次都要比對差異、追蹤修改。現在，可以直接開一份共享文件，雙方即時編輯、即時討論。這不只省時間，也減少了溝通誤解的可能。

第三步：ChatGPT 該怎麼用（和不該怎麼用）

聊到 AI 工具，ChatGPT 是繞不開的話題。但三位講者的態度都很謹慎。

Otoo 把 ChatGPT 定位為「私人助理」。他會用它來草擬信件、潤飾英文表達、處理一些基本的文書工作。但他明確表示，他不會讓 ChatGPT 來做法律判斷。「我花了那麼多年在法學院，我還沒準備好把這部分交給 AI。」這個態度很務實：AI 可以幫忙處理重複性的工作，但專業判斷還是得靠人。

FarmerLine 法務長 Frederick Abu-Bonsrah 的經驗類似。他一開始非常抗拒用 AI 來草擬合約。「我寧願自己從頭打，也不想花時間修改 AI 生成的格式和錯誤。」但後來他發現，問題不在 AI 本身，而在於使用方式。如果你期待 AI 一次生成完美的合約，你會失望。但如果你把它當成腦力激盪的工具——比如請它列出某類合約常見的風險條款、請它用不同方式表達同一個意思——它就能發揮價值。

Nelson 則提醒，使用 ChatGPT 這類工具時，一定要考慮資安問題。你輸入的內容，會不會被儲存？會不會被用於訓練模型？如果你把客戶的機密資訊輸入進去，後果誰負責？這些問題，在使用之前就該想清楚。她建議，如果公司已經有 Microsoft 365 訂閱，優先使用 Microsoft Copilot。它有 ISO 認證，有權限控管機制，相對比較可控。

一個實用的原則：任何你不會用電子郵件寄給陌生人的資訊，都不該輸入到免費版的 AI 工具裡。

第四步：用數據說服管理層

假設你已經用免費工具證明了價值，現在想爭取更多資源，該怎麼說服管理層？

Otoo 的建議是「用數據說話」。在提出任何採購需求之前，先自己記錄一段時間的使用數據。這個工具幫你省了多少時間？處理速度提升了多少？如果可能的話，換算成金額——你的時間值多少錢，省下來的時間相當於省下多少成本。

帶著這些數據去跟管理層報告，效果會比說「這個工具很好用」強得多。管理層關心的是 ROI（投資報酬率）。如果你能證明一套每月 50 美元的工具，可以每月幫你省下 10 小時的工作時間，而你的時薪是 30 美元，那就是每月 300 美元的效益對比 50 美元的成本——這個帳很好算。

Nelson 則強調「可持續性」。很多人看到新工具就想訂閱，但訂了之後有沒有時間學習？有沒有持續使用？如果每年續訂，卻從來沒有真正發揮它的功能，那就是浪費。她建議從免費版或試用版開始，確定真的有需求、真的會用、真的能產生價值，再考慮付費。

這個邏輯也適用於團隊工具。如果你想幫整個法務團隊導入某套系統，先找一兩個同事一起試用，累積使用經驗和數據，再擴大推廣。這樣比一次性買下全公司授權，然後發現沒人會用要好得多。

第五步：風險評估是法務的本業

最後，別忘了法務部門的核心職責：風險管理。擁抱科技不代表忽略風險，恰恰相反，你對風險的敏感度，正是你能貢獻價值的地方。

Abu-Bonsrah 指出，使用任何新工具之前，都應該先問自己：這會帶來什麼風險？對法務來說，最直接的風險是客戶保密。如果你用 AI 工具處理客戶資訊，這些資訊的流向你清楚嗎？萬一洩漏，責任誰扛？

Otoo 提到一個很多人忽略的點：使用條款。他坦承，他自己用 ChatGPT，但沒有讀過它的使用條款。這在個人使用的情境下或許無妨，但在企業環境裡是危險的。有些服務的條款裡，供應商會免除所有責任。萬一出了問題，你可能沒有任何法律救濟的管道。

他的建議是：對於會接觸公司敏感資料的工具或系統，一定要做盡職調查。問供應商：你們有什麼認證？有什麼資安措施？有什麼合規文件？這些問題可能會讓對方覺得你很囉唆，但這正是法務該做的事。如果對方無法提供滿意的答案，那就是一個警訊。

Nelson 補充，選擇工具時可以優先考慮有明確認證的產品。比如 Microsoft Office 系列有 ISO 認證，有完整的權限控管功能。雖然這不保證絕對安全，但至少有基本的保障。

法務部門的數位轉型，不需要從高價工具開始。從 Excel 到 Teams，從 Word 到 ChatGPT，這些工具多數是免費或公司已經有的。關鍵不在工具本身，而在於你是否願意花時間學習、是否能用數據證明價值、是否在擁抱效率的同時守住風險底線。

那些率先完成這個轉型的法務團隊，將成為企業真正的策略夥伴，而不只是「說不」的人。